Guide d'utilisation

Concept'Immo IA — Votre assistant PPE

Version 2.0 — 24 mars 2026

Sur iPhone (votre outil principal) : la navigation est dans la barre en bas de l'écran.
Sur ordinateur : les mêmes sections sont dans un menu à gauche.
Les fonctions sont identiques.

Les 4 fonctions à ne pas confondre

PV Assemblée & PV

Pour : enregistrer une AG et générer le procès-verbal Word.

Audio : long (30 min à 3 heures).

Où : onglet PV ou bouton orange Nouveau PV d'assemblée.

NV Note vocale

Pour : dicter un mémo professionnel rapide.

Résultat : crée des tâches et/ou un sinistre automatiquement.

Où : bouton Note vocale sur l'accueil.

! Sinistre

Pour : déclarer un dégât, une panne, un incident.

Création : manuelle (formulaire) ou automatique (note vocale).

Où : onglet Sinistres → + Nouveau sinistre.

☎ Répondeur vocal

Pour : transmettre un message du répondeur au système.

Résultat : sinistre, tâche ou rien — selon le contenu du message.

Où : messagerie iPhone → Partager → Sinistre vocal.

⚠ Requiert installation par David

Ne pas confondre ! Ne déposez PAS une note vocale de 30 secondes dans « Assemblées & PV ». Cette zone est réservée aux longs enregistrements d'AG. Pour un mémo rapide → bouton « Note vocale » sur l'accueil.

Notes personnelles : L'application ne traite que les notes professionnelles (gestion immobilière). Si vous dictez une note privée (courses, rappel personnel, message pour votre famille, etc.), aucune tâche ne sera créée — c'est normal. Si vous souhaitez que les notes personnelles soient aussi traitées, signalez-le à David.

L'écran d'accueil

Statistiques — cliquables, mènent vers chaque section

Activité récente — badges PV, Note, Message pour identifier le type

Nouveau PV d'assemblée (bouton orange) — uniquement pour les AG (audio long)

Note vocale — pour dicter un mémo professionnel rapide

Enregistrer une AG → générer le PV

Uniquement pour les assemblées générales. Pour un mémo rapide → utilisez « Note vocale » sur l'accueil.

Étape 1 : préparer la séance avant l'AG

Quand vous lancez un nouveau PV, le formulaire vous demande en premier de saisir les participants. Comme vous connaissez la liste grâce à la convocation, préparez-la à l'avance. Après la transcription, le système proposera ces noms dans un menu déroulant pour identifier chaque voix — vous n'aurez qu'à sélectionner au lieu de tout retaper.

Conseil : Préparez l'ordre du jour et la liste des participants AVANT l'assemblée. C'est le meilleur moyen d'obtenir un PV de qualité en un minimum de temps.

Étape 2 : déposer l'audio

Zone de dépôt — déposez ou sélectionnez votre fichier audio ici (M4A, MP3, WAV — max 500 Mo)

Historique des PV — retrouvez vos PV précédents et suivez leur avancement

Allez dans l'onglet PV

Déposez ou sélectionnez votre fichier audio

Remplissez : participants (en premier), PPE, date, ordre du jour

Tapez Envoyer — ne fermez pas l'application pendant l'envoi

Informez les participants : « La séance est enregistrée pour la rédaction du PV. L'enregistrement sera supprimé dans les 30 jours. »

Étape 3 : le traitement automatique

✓

Audio envoyé — fichier reçu

✓

Transcription — 10 à 30 min selon la durée

✓

Identification — sélectionnez les noms dans le menu déroulant

✓

PV prêt ! — téléchargez le Word

Étape 4 : identifier les voix

Tapez sur le job dans l'historique

Pour chaque « Speaker », un extrait de ses paroles s'affiche

Si vous avez saisi les participants : un menu déroulant propose les noms — sélectionnez le bon
Sinon : tapez le nom manuellement

Tapez Valider les noms

Étape 5 : télécharger le PV

Le bouton Télécharger le PV apparaît. Le fichier est en Word (.docx).

Le PV est un brouillon. Relisez-le avant envoi. Vérifiez noms propres, montants, numéros de lots.

Note vocale (mémo professionnel rapide)

Ceci n'est PAS un PV. Pour les AG → onglet PV. Ici c'est pour les mémos rapides.

Sur l'accueil, tapez Note vocale

Dictez votre mémo (quelques secondes à 2 min)
Ex : « Demander une offre à Gruyère Isol pour les Acacias »

L'application analyse et crée automatiquement :
• des tâches classées par catégorie et rattachées aux PPE
• un sinistre si le contenu décrit un dégât ou une panne

Périmètre professionnel uniquement. Seules les notes liées à la gestion immobilière génèrent des tâches ou des sinistres. Une note personnelle (courses, rappel personnel, message pour votre famille, etc.) ne produira rien — c'est voulu. Si vous souhaitez que les mémos personnels soient aussi pris en charge, contactez David pour activer cette option.

Erreur dans la transcription ? Les tâches et sinistres générés sont modifiables. Tapez sur l'élément pour corriger le texte, le titre ou la PPE.

Répondeur automatique — Sinistre vocal

Installation requise par David
Cette fonction nécessite la création d'un raccourci sur votre iPhone. David l'installera lors d'un prochain rendez-vous. Une fois configuré, tout est automatique.

À quoi ça sert ?

Quand quelqu'un vous laisse un message vocal sur votre répondeur (copropriétaire, locataire, fournisseur…), vous pouvez l'envoyer directement dans l'application sans rien taper. Le système analyse le contenu et agit automatiquement.

Comment ça marche

Ouvrez votre messagerie vocale sur iPhone (app Téléphone → Messagerie)

Sélectionnez le message vocal

Tapez le bouton Partager (le carré avec la flèche vers le haut)

Choisissez le raccourci « Sinistre vocal » dans la liste

C'est tout — le message est envoyé au serveur

Que fait le système ensuite ?

L'application écoute le message, le transcrit et l'analyse automatiquement. Selon le contenu :

! Sinistre détecté

Dégât d'eau, panne, bris de glace… → un dossier sinistre est créé automatiquement avec le type, la PPE et la checklist pré-remplie.

Vous le retrouvez dans l'onglet Sinistres.

NV Message professionnel

Demande de renseignement, rappel de paiement, rendez-vous… → une tâche est créée et classée par catégorie.

Vous la retrouvez dans l'onglet Tâches.

— Message privé ou hors sujet

Démarchage commercial, message personnel… → aucune action. Le message reste visible sur l'accueil comme note vocale traitée, mais rien n'est généré.

Tout est vérifiable et modifiable. Si le système se trompe de classification (par ex. un sinistre classé comme « professionnel »), vous pouvez corriger directement depuis le tableau de bord.

Message sur le répondeur — texte suggéré :
« Bonjour, vous êtes bien chez Concept'Immo. Merci de laisser votre message avec votre nom, le nom de la PPE concernée et la nature de votre demande. Votre message sera traité dans les meilleurs délais. »

Gérer les sinistres

Deux façons de créer un sinistre

Automatiquement — dictez une note vocale décrivant un problème. L'application crée le sinistre, choisit le type, rattache la PPE et génère la checklist. Identique à une création manuelle.
Manuellement — bouton « + Nouveau sinistre » (voir ci-dessous).

+ Nouveau sinistre — créer manuellement un sinistre

Statut — En cours (orange) ou Clôturé (gris)

Message répondeur — modèle à enregistrer sur votre messagerie

Création manuelle

Onglet Sinistres → + Nouveau sinistre

Remplissez : PPE, type (10 types), titre, description

Tapez Créer le sinistre

Suivi du sinistre

Checklist — étapes pré-remplies, cochez au fur et à mesure

Photos et documents — ajoutez photos ou PDF

Déclaration ECAB — génère un texte de déclaration que vous pouvez télécharger et copier-coller dans votre email. Pour l'instant, l'envoi se fait manuellement (copier-coller). Lors d'un prochain entretien avec David, nous configurerons votre compte Microsoft 365 pour que l'email soit envoyé automatiquement en votre nom.

Clôturer — quand toutes les étapes sont cochées

Tout est modifiable. Si des infos sont incorrectes (erreur de transcription, mauvaise PPE), tapez sur le champ pour le corriger.

Gérer les tâches

Filtres — par catégorie (Fournisseur, Sinistre, Comptable, Relance) et par PPE

Case à cocher — marquer une tâche comme faite

Texte de la tâche — tapez dessus pour modifier (corriger une erreur de transcription, reformuler, assigner une PPE)

Mes PPE

Onglet PPE : vos 16 copropriétés avec nom et adresse. Pré-remplies par David. Si une PPE manque, signalez-le.

Contacts

Annuaire de vos contacts (copropriétaires, locataires, fournisseurs, assurances). Barre de recherche et filtre par type.

Questions fréquentes

J'ai déposé une note vocale dans « PV » par erreur

Supprimez l'entrée avec le × dans l'historique. Utilisez « Note vocale » sur l'accueil la prochaine fois.

Différence entre Note vocale et PV d'assemblée ?

Note vocale = mémo pro rapide → tâches et/ou sinistres.
PV = enregistrement long d'AG → procès-verbal Word.

Ma note personnelle n'a rien généré ?

C'est normal. L'application ne traite que les notes professionnelles (gestion immobilière). Les notes privées ne créent ni tâche ni sinistre. Contactez David si vous souhaitez activer cette option.

Erreur dans la transcription ?

Tout est modifiable : tapez sur la tâche, le sinistre ou le champ concerné pour corriger.

Pourquoi saisir les participants avant l'AG ?

Les noms saisis apparaissent dans un menu déroulant après la transcription. Vous sélectionnez au lieu de retaper. Gros gain de temps.

Durée de la transcription ?

10 à 30 minutes pour une AG de 2-3h. Vous pouvez quitter l'app en attendant.

Connexion ?

Adresse : veronique@conceptimmo.ch. Lien magique par email (vérifiez les spams). Expire après 1 heure. Déconnexion automatique après 8h d'inactivité. Voir la section Sécurité ci-dessous.

Sécurité & déconnexion

Se déconnecter

Sur ordinateur : bouton Déconnexion en bas du menu à gauche, sous votre nom.

Après déconnexion, il faut demander un nouveau lien magique par email pour se reconnecter.

Déconnexion automatique

Pour protéger vos données, l'application vous déconnecte automatiquement après 8 heures d'inactivité. Si vous n'avez pas touché l'application pendant 8h, il faudra vous reconnecter via un nouveau lien magique.

Durée du lien magique : le lien envoyé par email est valable 1 heure. Passé ce délai, demandez-en un nouveau depuis la page de connexion.

Protection des données

Seules vous et Camille (dès juin) avez accès à l'application
Les enregistrements audio sont supprimés automatiquement après 30 jours (conformité nLPD)
Les données sont hébergées en Europe (Francfort), chez un prestataire certifié
Aucun mot de passe n'est stocké — l'authentification se fait uniquement par lien magique

Résumé en 30 secondes

Générer un PV d'AG	Onglet PV → déposer l'audio
Dicter un mémo pro	Accueil → Note vocale
Déclarer un sinistre	Onglet Sinistres → + Nouveau sinistre ou Note vocale / Répondeur (détection auto)
Traiter un message vocal	Messagerie iPhone → Partager → Sinistre vocal
Voir mes tâches	Onglet Tâches
Corriger une erreur	Taper sur l'élément → modifier
Préparer une AG	Saisir participants + ordre du jour avant